Outre les programmes de gestion électronique de documents et d'informations déjà traités ou encore personnalisables, on trouve sur le marché la GED dite modulaire ou à composantes. Elle est tout à fait nouvelle et tout à fait en phase avec la nouvelle réalité des architectures distribuées. Dans ce cas de figure, c'est le fureteur Internet qui devient le centre de toute l'activité de la GED. Les applications, elles, sont entièrement distribuées sur un serveur quelconque dans des formulaires gérés en PHP ou en JAVA. En procédant ainsi, on met de côté tous les aspects agaçants des mises à jour et surtout celui des achats de licences qui n'en finissent plus lorsqu'une nouvelle version devient disponible. Cette façon de faire vous libère des aspects négatifs de la gestion et de l'installation de logiciels sous différentes versions d'un système d'exploitation car c'est le fureteur Internet qui se charge de tout gérer.

La capitalisation des documents est cette étape où un ou des employés sont affectés à la tâche de créer, de rechercher ou de retracer via le WEB ou autres sources, différents documents. Par la suite leur tâche est de procéder à la préservation des documents. Cette préservation passe tout d'abord par une paramétrisation des documents, laquelle étape permet de décrire, au sein de différents paramètres, ce qui caractérise le document. Vient ensuite le supportaux documents. Cette phase de la capitalisation des documents est plus qu'intéressante. Elle permet d'enrichir les contextes d'utilisation d'un document. C'est donc ici que l'on peut définir des textes d'aide relatif à un document ou encore y apporter des annotations ou commentaires. Annoter un document est un exercice hautement collaboratif et distribué car tous ceux qui utilisent le système de GED peuvent y apporter leur contribution. L'autre aspect, est celui qui permet de contextualiser un document. Pour ce faire, nous offrons la possibilité aux utilisateurs de classer un document au travers d'une riche arborescence, soit celle du thésaurus Larousse comportant trois grandes thématique et plus de 863 catégories. Contextualiser un document, c'est lui conférer une connaissance dans un contexte donné pour en permettre une meilleure classification et par le fait même une meilleure exploitation.

   Mais la GED par composantes offre encore plus, à savoir, la paramétrisation d'agents d'exploitation qui seront en mesure de faire un traitement informatif et substantif des documents (Exploration documentaire ou { du text mining }), de la thématisation automatique, enrichissant par le fait même les contextes d'utilisation d'un document et finalement la comparaison automatique de multiples documents afin de repérer ceux qui traitent du même contenu. Tout théorique que ces concepts puissent vous sembler, les modules que nous proposons actuellement et aussi ceux que nous proposerons dans l'avenir vont vous permettre de les mettre en application, à profit...

   Chacun des modules de couleur blanche du schéma ci-haut est manipulé ou géré en PHP en tant que module d'un serveur WEB. Ces dites applications gèrent par la suite des bases de données^[1]. Afin d'éviter la gestion monolithique d'une gargantuesque base de données, chacun de ces modules de couleur blanche, réfère toujours à sa propre base de données. C'est le système de GED, au cœur mê1me de toute cette architecture, qui établit le système de bases de données relationnelles et non pas une base de données relationnelle au sens classique du terme. Pour réussir à atteindre ce but, la gestion centrale s'effectue tout simplement par une gestion des accès et des serveurs et surtout dans le suivi à la trace de l'utilisation de chaque module, par qui, quand et dans quel contexte.

On dira donc qu'un système de GED modulaire ou à composantes est aussi, essentiellement, un système permettant de constituer des portails de documents. Ces portails, de différentes natures, selon les spécifications d'un concepteur, seront d'accès soit privé semi-privé; ou commun.