On rencontre plusieurs définitions et divers acronymes quand on commence à s'intéresser à la gestion électronique de documents et d'informations.
Le terme GED pour Gestion Électronique de Documents est apparu dans le milieu des années 80 et s'est substitué au terme "archivage électronique" précédemment utilisé.
Dans les deux cas, ces acronymes désignent les mêmes technologies et les mêmes solutions.
La GED en complément des applications informatiques
La GED est, au fil des ans, devenue une composante des systèmes d'information des entreprises dans lesquels elle introduit des fonctions de gestion, de partage ou de circulation et d'archivage, fonctions qui viennent seconder des applicatifs et des programmes bureautiques, de gestion ou de traitement de documents. Historiquement, les solutions GED ont pris la suite des systèmes dits "d'archivage électronique" apparus dans le milieu des années 80. à cette époque, les concepteurs proposaient des solutions autonomes ou parfois connectables à des réseaux locaux, dont la vocation principale était de remplacer les salles d'archives en substituant l'image numérisée du document à l'original. Cette vision n'est plus d'actualité. La GED vient désormais se greffer à une structure informatique aux côtés et en complément d'autres applicatifs et de gestionnaires de bases de données. Concrètement, la GED est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de communication de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. C'est l'ensemble des techniques qui permettent d'accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d'informations et de documents générés ou reçus par un organisme, qu'il soit une entreprise ou une administration. La GED est à vocation universelle. Elle trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux. Elle le démontre là où les documents abondent comme dans la documentation technique, les dossiers d'assurances, de prêts ou du personnel, les processus industriels, etc. C'est elle qui permet d'accéder sélectivement à des documents en quelques secondes à partir d'un simple micro-ordinateur connecté à un serveur via un réseau local alors que la gestion manuelle des dossiers aurait nécessité plusieurs minutes, si ce n'est plusieurs heures, pour localiser puis regrouper le dossier. Comme nous le verrons par la suite, la GED comporte dans ses aboutissants des notions de sécurité logique et de pérennité de l'archivage si celui-ci est réalisé sur un support adéquat.
Dans l'évolution de l'informatique, la GED est une étape : celle où il devient possible d'associer des documents de toute nature à des applications bureautiques, administratives, industrielles ou de production. Les solutions GED sont avant tout des ensembles fédérateurs d'outils qui viennent compléter des programmes bureautiques ou autres de fonctions de traitement de documents électroniques. Par document, il faut entendre non seulement la feuille que l'on numérise dans un balayeur optique mais aussi le fichier issu d'ordinateurs centraux, le fichier de son numérique, de vidéo numérique, etc., fichiers que l'on peut relier entre eux au sein d'un dossier en créant des liens logiques.
La GED, c'est aussi le partage entre groupes de travail de documents sous forme d'images électroniques afin de restreindre la circulation des originaux. Ce partage va au delà de la simple diffusion. Si on rajoute un programme de workflow à celui de GED, le partage peut être sélectif et permettre la répartition de tâches administratives entre plusieurs agents suivant un circuit préétabli.
L'objectif de la GED, c'est de faciliter, au besoin de sécuriser, l'accès et la consultation des documents et des fichiers fédérés par une base de données. Quelques secondes suffisent pour accéder à l'ensemble des éléments constituant un dossier, les afficher sur l'écran d'un micro-ordinateur, les imprimer ou les diffuser. Les originaux ne sont plus mis en circulation; ils sont physiquement archivés une fois pour toutes, ce qui évite des pertes ou des mauvais reclassements. Les conditions de travail sont en général fortement améliorées par l'installation d'un système de GED comme le sont les relations avec les clients ou les administrés. Les solutions de gestion électronique de documents et d'informations constituent d'excellents outils pour réduire le coût des tâches administratives et font apparaître un retour sur investissement très rapides dans la plupart des cas.
Les fonctions entrant sous le vocable de GED sont nombreuses et ne sont pas forcément les mêmes d'une application à l'autre, même si l'on retrouve toujours un noyau de fonctions de base. Puisque ce sont des image numérisées et non plus des originaux sur papier que véhicule la GED, on peut faire subir à ces images des traitements électroniques et les faire circuler dans l'entreprise par le ou les réseaux locaux ou vers l'extérieur. Mais en dehors de ces images numérisées, la GED sait aussi prendre en charge la gestion, l'indexation et l'archivage de tout type de fichiers numériques. Ceux, par exemple, générés par des logiciels bureautiques, mais également des fichiers "spools" issus de systèmes informatiques centraux ou encore des fichiers sonores ou vidéo.
Les solutions de GED peuvent faire l'objet de diverses classifications mais, par souci de simplification, nous n'avons retenu dans cette introduction que deux grandes catégories: la GED-COLD et la GED-Image.
© 1997 MOSARCA - Adapté et reproduit ici avec la permission des auteurs.