La GED ou GEIDE au service des entreprises

 

Les procédés "COLD" et "Image"


La GED COLD


Sous l'appellation GED COLD (Computer Output LaserDisc) sont regroupés les programmes et les applicatifs conçus pour gérer des fichiers « spools » générés par des ordinateurs centraux ou des systèmes transactionnels. Il peut s'agir, par exemple, de factures, de bons de livraison, de fiches de paie, etc. La GED COLD vient en complément ou remplace les traditionnelles éditions de microfiches COM (Computer Output Microfilm) ou les listings. Une solution de GED COLD se compose de plusieurs modules logiciels qui permettent l'extraction de données de fichiers spools en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture d'un support de stockage temporaire tel qu'une cartouche magnétique. Le logiciel de GED COLD réalise, par extraction, l'indexation des données du fichier spool suivant des critères propres à l'application. Ces informations enrichissent la base de données à partir de laquelle l'utilisateur du système de GED pourra effectuer des recherches multicritères sur son poste de travail connecté au serveur via un réseau local. Les applications de GED COLD sont d'un usage beaucoup plus souple que les microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation sélective d'informations en quelques secondes, le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs, la protection ou l'accès sélectif aux données par mots de passe, etc. Les informations peuvent être présentées à l'écran sous deux apparences: celle d'un listing ou, mieux, sous la forme d'une copie identique à un original par incrustation des données dans un fond de page numérisé. La GED COLD offre enfin la possibilité de mettre rapidement à jour des bases d'informations ou de données en ajoutant de nouveaux fichiers et de communiquer ces données rapidement et à distance au travers de réseaux de télécommunications ainsi que de faire des statistiques par extraction sélective.


La GED "Image"


Sous le terme GED-Image, nous regroupons toutes les applications de gestion électronique de documents gérant des images ou des documents numérisés. Cette segmentation n'est pas restrictive car un même logiciel est en général capable de gérer à la fois des images converties électroniquement et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc. De même, des applications de GED-COLD peuvent aussi, si on leur ajoute les programmes adéquats, gérer des documents numérisés et vice et versa. Pour capturer les images, il existe plusieurs méthodes qui dépendent de la nature des documents et des besoins de l'application. On peut numériser des documents à l'aide de balayeurs optiques, importer des fichiers déjà existants (exemple de Photo-CD) ou collecter des fichiers-images à partir d'un serveur de télécopie. De même, il est possible de capturer des images à partir d'une caméra vidéo couplée à une carte de numérisation placée dans le micro-ordinateur.