La GED ou GEIDE au service des entreprises

 

Les différentes solutions GED


L'offre mondiale en solutions GED est particulièrement bien fournie et répond à la plupart des besoins. Il existe des logiciels de GED pour la majeure partie des plates-formes informatiques et des systèmes d'exploitation du marché. Actuellement, les plus répandus utilisent l'architecture client/serveur dans lequel les serveurs fonctionnent sous Unix (Linux), Windows ou NetWare (Novell) et les postes clients sous Windows, MacOS, ou Unix/X-Windows, etc. D'autres solutions fonctionnent sur des mini-ordinateurs, notamment AS/400, ou en liaison directe avec des ordinateurs centraux.

Pour schématiser, cette offre se scinde en trois catégories: les logiciels d'entrée de gamme ou pré-emballés (progiciel), les programmes génériques utilisés en complément des applicatifs informatiques et les modules d'intégration, entrant dans la catégorie GED par composants.

Les logiciels GED d'entrée de gamme ne représentent actuellement qu'une très infime partie du marché, même aux États-Unis. Ces programmes recèlent néanmoins un potentiel commercial important du fait de leur prix très attirant et du large public qu'ils sont susceptibles de toucher. En général, il s'agit de solutions mono-poste destinées à des entreprises artisanales ou individuelles ou même à des applications personnelles. La majeure partie de ces programmes ne fonctionnent qu'avec des numériseurs de bureau et ne permettent de saisir qu'un nombre limité de documents par jour. Ils contiennent une base de données où sont classées les données d'indexation des images numérisées et autorisent l'importation de télécopies ou de fichiers déjà convertis. Ils stockent ou archivent les documents sur le disque dur de l'ordinateur mais certains permettent l'utilisation d'un support amovible tels qu'un DON. On commence également à voir arriver sur le marché des solutions combinant le préformatage des informations à la norme ISO-9660 et l'enregistrement sur un CD-R ou CD-WORM. Aux États-Unis, ces logiciels de GED personnelle ont fait leur apparition sur le marché dès 1995 et sont vendus au prix des logiciels bureautiques, c'est-à-dire au prix des traitements de texte ou des tableurs. Certains programmes possèdent des fonctions plus avancées comme la reconnaissance optique de caractères et une indexation en texte intégral.

La GED générique ou spécifique

La deuxième catégorie, celle des logiciels de GED dits génériques, se compose de solutions s'intégrant en complément des applications bureautiques ou transactionnelles des entreprises et des administrations. Ils sont disponibles pour de nombreux systèmes d'exploitation et s'intègrent généralement dans une architecture client/serveur en connexion ou non avec l'informatique centrale de l'entreprise. Ils peuvent être personnalisés et adaptés aux exigences d'applications particulières et ils peuvent être interfacés à des gestionnaires de bases de données. La fonction principale de ces logiciels est d'ajouter des fonctions d'acquisition, de traitement, de recherche, de consultation et d'archivage de documents numérisés dans l'environnement bureautique tout en jouant le rôle de fédérateur au sein d'un système de gestion d'informations. Cette catégorie constitue la majeure partie de l'offre actuelle et est étoffée par des applicatifs GED répondant à des besoins spécifiques pour la gestion de dossiers d'assurances, de crédit, de fiches de l'état civil, etc.

La GED modulaire ou "à composants"

Outre les programmes de gestion électronique de documents et d'informations pré-emballés ou personnalisables, on trouve sur le marché la GED dite modulaire ou par composants. Cette catégorie recouvre des modules logiciels intégrables à des applications au travers d'outils de développement comme le C++ ou le PowerBuilder. Ils sont en général vendus regroupés dans une "boite à outils" aussi appelée "toolkit" et s'adressent aux programmeurs ou aux sociétés de services informatiques désireux d'ajouter des fonctions de gestion électronique de documents à leurs logiciels.

Disponible depuis quelques années, la GED par composants offre des possibilités très larges d'intégration. On y trouve des modules de numérisation et de traitement de documents, d'extraction d'information par reconnaissance optique de caractères ou de marques, d'indexation automatique par lecture de codes à barres ou autres, d'exportation d'index vers des bases de données, de gestion de stockage des images numérisées. Elle s'adapte aux volumes à traiter, de quelques centaines à plusieurs dizaines de milliers d'originaux; il suffit d'en équiper des stations d'acquisition réparties, connectées à un serveur au travers d'un réseau local. L'acquisition des documents est généralement réalisée par lots, de manière continue, avec répartition des tâches entre plusieurs micro-ordinateurs. Certaines solutions de GED modulaire sont ainsi capables de capturer, de traiter et d'indexer quotidiennement des milliers de documents sans intervention humaine; si ce n'est l'alimentation des numériseurs et le contrôle du bon fonctionnement des périphériques et des ordinateurs. Cette catégorie de GED est disponible pour les environnements informatiques les plus utilisés. Elle se conforme aux normes de l'industrie et tourne sur des plates-formes banalisées.

Le Workflow pour la circulation de l'information

Sous le terme workflow sont regroupés les logiciels de circulation sous forme électronique de documents ou d'informations et d'attribution de tâches administratives. Ces programmes vont plus loin que la simple distribution; ils permettent de créer des procédures complexes de suivi de dossier et de contrôle des traitements réalisés. Les logiciels de workflow forment un excellent tandem avec les programmes de GED dans toutes les applications de traitement de dossier où interviennent plusieurs personnes. Grâce aux nouvelles techniques de programmation, la plupart sont paramétrables par l'administrateur du système, par le biais d'une interface graphique de circulation des documents et d'attribution des tâches. Ils sont dotés de protocoles de vérification puissants qui permettent de vérifier le circuit réalisé par un dossier. Les logiciels de workflow fonctionnent également de concert avec les programmes bureautiques et s'appuient en général sur les messageries électroniques les plus répandues.

L'ouverture de la GED et du workflow sur internet et intranet

Comme bon nombre d'applications informatiques, la GED et le workflow ne restent pas à l'écart des possibilités offertes par la montée en puissance des réseaux internet ou intranet. Certains éditeurs de programmes GED ont d'ores et déjà conçu des passerelles entre leurs logiciels et la consultation via ces réseaux. La première étape consiste à donner à l'utilisateur la possibilité d'interroger à partir d'un micro-ordinateur muni d'une connexion internet/intranet les bases de données ou de références des documents ou des fichiers gérés par le programme GED, soit COLD, soit "image". Quand la confidentialité est nécessaire, l'accès à certains répertoires ou groupes de documents peut être protégé par des mots de passe. Le résultat des recherches est converti au format HTML et est affiché sur le fureteur du poste de travail. L'utilisateur peut ainsi les parcourir. Les images elles-mêmes de documents numérisés peuvent être récupérées et affichées, soit après conversion du mode CCITT G3/G4 (tiff) au format PDF par le serveur, soit directement sur l'ordinateur au travers d'un "plug-in" adapté. Il existe actuellement sur le marché plusieurs logiciels de ce type qui fonctionnent en association avec les deux principaux programmes de consultation sur internet. Ces plug-ins intègrent un module de décompression des images qui est aussi un module de manipulation puisqu'il possède des fonctions de type agrandissement sélectif, amélioration du rendu par ajout de niveaux de gris ("scale-to-gray" en anglais), etc.



 

 

 

 

 

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De même, les logiciels de workflow disposent d'extensions qui permettent d'étendre la circulation des documents ou d'informations ainsi que l'attribution de tâches à des postes de travail distants connectés au travers d'un réseau internet ou intranet. Certains développeurs de logiciels GED ou de workflow envisagent d'aller plus loin dans cette démarche. Ils prévoient de proposer dans les années à venir de délocaliser certaines tâches ou de déporter des fonctions spécifiques, du moins lorsque les nouveaux outils et réseaux de télécommunications auront apporté une solution aux problèmes de débit.